Ĉiu subvenci-peto estos juĝata surbaze de la ĉi-sekvaj elementoj

- avantaĝo por la Esperanto-movado.

Kvankam avantaĝoj povas esti rektaj (pli da Esperanto-parolantoj, difinita verko eldonita, ktp.) kaj nerektaj (konsciigo de la publiko pri lingvaj problemoj), estas evidente ke la rektaj kaj mezureblaj avantaĝoj estos preferataj.

- Plenum-kapablo fare de la subvenci-petanta instanco aŭ individuo.

Kvankam la plenumo povas esti antaŭvidata kiel kolektiva laboro de difinitaj homoj/instancoj, estas evidente ke petoj fare de organize stabila grupo havos prioritaton.

- Financa kunpartopreno de la subvenciotoj.

Kvankam ne ekzistas fiksa regulo pri financado de parto de la projekto fare de la petanto, estas evidente ke projektoj kunfinancataj ricevos prioritaton.

- Financa/administra respondeco.

Kvankam ne ekzistas fiksa regulo pri la formo de la financa/administra organiziĝo de la petonto, estas evidente ke projektoj prezentataj de instancoj aŭ individuoj, kiuj povas doni garantiojn pri repago de la ricevotaj sumoj, en kazo de neplenumo, ricevos prioritaton.

• Ĉiu peto pri subvencio estu prezentata skribe al UEA almenaŭ ses monatoj antaŭ la komenco de la realigo de la projekto.
• En neniu kazo povos esti konsiderataj subvencipetoj por projektoj jam komenciĝintaj kaj ne antaŭe interkonsentitaj kun UEA.
• La peto enhavu priskribon de la projekto, priskribon de la celoj atingotaj, priskribon de la realigado, priskribon de la realigontoj, tempo-skemon kaj detalan financan planon. Al ĝi estu aldonataj skribaj deklaroj de la realigontoj, kiuj sin devigas realigi la projekton en la prezentata tempo-skemo, laŭ la prezentita financa plano, kaj skriba deklaro de la petanta instanco/individuo, kiu sin devigas redoni la ricevotan subvencion en kazo de neplenumo, de neplenumo en al antaŭvidita tempo-skemo aŭ de nekapablo raporti kaj prezenti ĉiujn necesajn financajn pruvilojn pri la elspezoj faritaj.
• La petanto devas, krome, skribe sin devigi permesi al UEA en kiu ajn momento de la realigado analizi la staton de la laboro kaj de la koncernaj dokumentoj.
• La peto estos ekzamenata de la estraro de UEA, post pritrakto de ĝi fare de la estrarano pri financoj, kaj laŭ ties bontrovo de la financa komisiono.
• La petinto estos informata pri la rezulto de la ekzameno.
• La mono estos transpagata laŭ indikoj de la petinto, prefere en pli ol unufoje. La estraro de UEA rajtas decidi, kiun parton de la sumo estu pagata post ricevo kaj aprobo de la fina raporto. Tiu parto, ĉiukaze, ne estu malpli ol 20% de la subvencio.
• Ĉiun sesan monaton la subvenciito devas prezenti koncizan raporton pri la stato de la plenumo. Same je la fino de la projekto. Manko de tiuj raportoj estas sufiĉa kaŭzo, ke UEA postulu repagon de la subvencio.
• La finan raporton, sendendan maksimume tri monatojn post la fino de la plenumo, ankaŭ estos ekzamenata de la estraro de UEA, post pritrakto de la estrarano pri financoj kaj laŭ ties bontrovo de la financa komisiono.
• Tiu fina raporto inkluzivu kaj raporton pri la farita laboro kaj la atingitaj celoj, kaj sufiĉe detalan financan raporton.
• Se la estraro de UEA taksas la celojn esence neatingitaj aŭ la laboron nekontentige plenumita, UEA rajtas postuli repagon de parto aŭ la tuta subvencio.
• Ĉi tiu regularo aplikiĝas por subvencioj pli grandaj ol 500 eŭroj. Sub tiu sumo, ankaŭ sekvante principe la ĉi tie priskribitajn regulojn, la estraro de UEA decidas laŭ sia bontrovo.